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【暫定版】Web会議を成功に導く12の技法(後編)

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前編に続いて、GASKET流の「Web会議成功の秘訣」をご紹介する。前編では以下をご紹介した。

1.3分前に集合しよう
2.不調な人が発生することを想定して準備しよう
3.ミュートを活用しよう
4.顔と声を大事にしよう
5.最初に世間話を5分間楽しもう
6.会議の目的(ゴール)を最初に宣言しよう

ではさっそく後編である。

7.ログを残そう、せめて録音しよう

会議室などでの物理空間を共有した会議でも議事録は残されるべきだが、Web会議の場合は接続不良によりWeb会議に参加できないケースなどもある。そういう時のキャッチアップ手段としても、ログが残っていることが強く期待される。本当であれば、記録に徹する役割の人がいてもいいくらいである。

そしてできれば、Google DocumentのようなSaaSツールで、ライブレコーディングのようにリアルタイムにログを共有できると、単なる事後確認の手段ではなく、その場で創発する手段としても、ログが活きてくる。そこまでたどり着ければ、生産性や創造性の観点で、Web会議が会議室の会議を超える醍醐味を、味わえるだろう。

もちろん、それができないという場合もあるだろう。ならば録音でもいい。ただし録音する時は事前にそれを参加者に宣言し、データの取扱いを慎重に行うこと。文字に起こして共有できたら即座に消去する、くらいでいいはずだ。

8.紙とペンを用意しよう

会議室であればホワイトボードなどがあるが、Web会議で自宅にホワイトボードを有している人は少ない。しかし、絵で描いた方が理解しやすい内容だったり、資料をとりまとめることを目的とした会議の場合、どうしてもフリーハンドで手を動かす必要が出てくる。

いろいろなツールが出ているが、あまり複雑に考えることはない。紙とペンを用意して、それをビデオで送ればいい。できれば紙はA3くらいの少し大きめのものが望ましいが、A4でも別に構わない。ペンは、サインペンのような少し太めのものが黒と赤の二色くらい用意されていると、カメラごしにも視認性が高まるだろう。

9.時間が半分経ったらそれが全員に分かるようにしよう

参加者全員が進行を意識すると、時間配分や話し方をそれぞれが工夫し、より生産性が高いWeb会議が行える。反対に参加者が進行を忘れると、勝手に長話を始める人が出てきたり、その場で確認する必要のない論点に拘泥して、時間が超過していく。

単純に分かりやすいのは、半分が経過したところで、そのことを全員が理解できるように、タイマーをかけておくこと。60分の会議なら30分、30分なら15分、というように、ちょうど半分で一度アラームが鳴ると、残り半分でゴールにたどり着かなければ、という意識が高まる。

繰り返すが、会議の進行役だけではなく「参加者全員」が、それを理解できるようにしておくことが重要だ。目覚まし時計でもいいので、できるだけ大きくてハデなアラームを鳴らそう。

10.全員に意見を求めるのはやめよう

全体のバランスを意識して、司会進行役が全員に発言を求めるということがある。もちろんそれが重んじられる場合は別だが、そうでないWeb会議ならば、全員が発言する必要はないし、無闇に平等であることを求めなくていい。

むしろ議論すべき人が明確になっていること、議論したい人がフェアに参加できることが重要で、その日のアジェンダで必ずしも発言が必要でない人は、聞いているだけでいい(または参加しなくてもいい)。そうやって、誰が何に発言をし、責任を持っていくのかが可視化(可聴化)されていけば、むしろ会議室の会議よりもプロジェクトが明確に構造化されていくだろう。

11.終わる前に次のアポを決めよう

 議論が白熱するなかで終了時刻に間に合わせようとすると、どうしても次回の日程を決めるのが後回しになる。しかし複数人のアポ調整が案外面倒な作業なのは、多くの人が知るところ。

せっかくメンバーが集まっているなら、会議が終わるまでの間に次の日程は決めておこう。そうすると、アポ調整作業が省略できるだけでなく、「次回までの宿題と役割分担」を明確にする意識も高まる。なぜなら、作業量の見積もりと次回のアポは、密接な関係があることを、みんな知っているからだ。

また、参加者はそのつもりでスケジュールをすぐ確認できるように予め準備しておくことが期待される。とはいえ、難しいことではない、手元で手帖やスケジューラーがすぐ見える状態にしておくということである。

12.10分前に終わらせよう

Web会議の最大の欠点は、時間の流れ方が人それぞれ違うこと。そしてそのしわ寄せは、終了時刻の延長、つまりダラダラと続く会議として現れる。もとより日本の企業社会は「始まりには異常に厳格、終わりには異常にルーズ」という短所があると揶揄されており、Web会議の欠点はそれに拍車をかけかねない。

司会進行役の腕前にもかかるところだが、ここはひとつ、終了予定時刻の10分前に終わらせる、くらいのつもりで進行してもいいだろう。また前項と同様、10分前にハデなアラームを設定しておくことも得策である。それでも無視して継続させようとする人はいるが、そういう人が可視化(可聴化)されることは、後々の生産性に寄与するだろう。

Web会議がこれだけ普及すると、また新しい知恵や方法が見つけられていくだろう。新型コロナウイルスによるリモートワークは当面続くだろうし、これを契機にWeb会議はさらに定着していくと考えられる。この記事はあくまで「暫定版」として、今後もアップデートを重ねて、ご紹介したい。

(前編はこちら)